Vì quy trình làm việc bao gồm các tác vụ từng bước rời rạc, chúng có thể dễ dàng được hình dung thông qua sơ đồ hoặc sơ đồ. Lập bản đồ quy trình làm việc, còn được gọi là ánh xạ quy trình, cung cấp sự hiểu biết sâu sắc hơn về quy trình quy trình làm việc tổng thể, cho phép tối ưu hóa và/hoặc tự động hóa toàn bộ hoặc một phần.

Sơ đồ quy trình làm việc được xây dựng bằng các bước sau:

1. Xác định một quy trình để lập bản đồ. Một số loại quy trình làm việc khép kín với các tham số rất hẹp và ít thay đổi trong các quy trình nội bộ của chúng; những loại khác được định nghĩa lỏng lẻo hơn. Để tạo ra tác động lớn nhất, bạn có thể muốn ưu tiên một quy trình đang gặp khó khăn để đạt được kết quả hoặc một quy trình ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng.
2. Thu thập thông tin và xác định các bên liên quan. Tập hợp những người có kiến thức sâu sắc về quy trình mà bạn đang tìm cách tối ưu hóa. Các chuyên gia về chủ đề (SMEs) này cung cấp thêm sự hiểu biết xung quanh nơi xảy ra các giao dịch chuyển giao trong quy trình, chẳng hạn như các bên liên quan, trình tự các bước, mốc thời gian, tài nguyên, v.v. Chúng cũng có thể làm nổi bật một số lĩnh vực có vấn đề, chẳng hạn như tắc nghẽn và dư thừa, có thể ảnh hưởng đến hiệu quả. Trong giai đoạn này của quy trình, bạn muốn ghi lại tất cả các thông tin liên quan xung quanh quy trình.
3. Phác thảo các bước quy trình làm việc. Xác định nơi bắt đầu và kết thúc của quy trình hiện tại và trình tự các bước ở giữa. Mặc dù mức độ chi tiết có thể khác nhau, nhưng thông tin xung quanh đầu vào, đầu ra, số liệu và các bên liên quan thường được bao gồm.
4. Thể hiện quy trình quy trình làm việc dưới dạng sơ đồ. Một công cụ quy trình làm việc sẽ rất lý tưởng để lập tài liệu, cung cấp một nơi tập trung, không cần giấy tờ để các thành viên trong nhóm dễ dàng chia sẻ và truy cập thông tin quy trình. Trong giai đoạn này, sự dư thừa trong quy trình có thể được nhìn thấy dễ dàng hơn, truyền cảm hứng cho các cách để hợp lý hóa một quy trình nhất định.
5. Nhận phản hồi. Xem lại mẫu quy trình làm việc này với các bên liên quan để xác nhận và phản hồi. Khi các nhóm xác định các lĩnh vực thường xuyên xảy ra lỗi hoặc tắc nghẽn, họ có thể cùng nhau sắp xếp các cải tiến quy trình — ví dụ: hợp nhất, loại bỏ hoặc sắp xếp lại các bước. Các phương pháp xử lý phổ biến, chẳng hạn như Six Sigma và triết lý cải tiến liên tục Kaizen, cũng có thể được áp dụng trong giai đoạn này.
6. Hoàn thiện sơ đồ. Điều này nên bao gồm các điều chỉnh dựa trên phản hồi. Các công cụ quy trình làm việc tự động hóa một phần cách các nhóm hoạt động, đưa các cá nhân đến nhiệm vụ tiếp theo trong một quy trình nhất định.

Các quy trình thủ công dễ bị lỗi của con người, sự kém hiệu quả và không nhất quán có thể làm gián đoạn chất lượng sản phẩm và trải nghiệm của khách hàng trong khi các hệ thống tự động vốn đã hiệu quả, nhất quán và có thể mở rộng. Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) có thể hỗ trợ tự động hóa các tác vụ trần tục bằng cách sử dụng công nghệ được gọi là tự động hóa quy trình robot (RPA). RPA rất phù hợp để thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại như tự động tạo phản hồi qua email khi khách hàng điền vào biểu mẫu yêu cầu, xử lý giao dịch hoặc giao tiếp với nhiều cơ sở dữ liệu trong khi xử lý yêu cầu bảo hiểm.

Hầu như bất kỳ quy trình vận hành nào trong bất kỳ ngành nào cũng có thể được mô tả là một quy trình làm việc, giả sử rằng nó bao gồm các bước có thể lặp lại. Một số trường hợp sử dụng bao gồm:

• Đơn đặt hàng của công ty: Quy trình phê duyệt hỗ trợ người quản lý và nhóm tài chính và mua sắm trong các tổ chức. Ban quản lý trải qua quá trình phê duyệt để thiết lập ngân sách với các nhóm tài chính của họ và hỗ trợ mua sắm trong việc đảm bảo rằng các cơ quan bên thứ ba đáp ứng các yêu cầu pháp lý của công ty và đối với quan hệ đối tác.
• Thương mại điện tử: Sau khi khách hàng gửi đơn đặt hàng và thông tin thẻ tín dụng, giao dịch sẽ được xử lý và nhận được thanh toán. Mặt hàng đã đặt hàng sau đó được lấy từ kho và đóng gói để vận chuyển. Bưu kiện sau đó được chuyển đến khách hàng.
• Nhân viên mới nhập môn: Khi một nhân viên mới gia nhập nhóm, nhân viên mới phải hoàn thành quy trình làm việc nhập môn thường bao gồm các thủ tục pháp lý, quyền truy cập vào tài nguyên CNTT, đào tạo và định hướng liên quan đến tổ chức.
• Dịch vụ và hỗ trợ khách hàng: Hệ thống bán vé là một phần của quy trình làm việc kỹ thuật số. Chúng được thiết kế để các nhóm hỗ trợ trả lời nhiều câu hỏi trong thời gian thực và giải quyết các vấn đề một cách có hệ thống bằng cách làm theo các bước thông thường.
• Đăng ký tài khoản ngân hàng: Khi một khách hàng mới mở tài khoản, họ sẽ thực hiện một loạt các tác vụ tuần tự. Khách hàng cung cấp xác minh danh tính và sau đó tổ chức tài chính cung cấp báo cáo tiết lộ và thông tin tài khoản có liên quan. Hồ sơ của giao dịch được ghi lại và duy trì cho mục đích kiểm toán.
• Quản lý chăm sóc sức khỏe: Đối với mọi bệnh nhân đến phòng khám y tế, quy trình phân loại, chẩn đoán và quản lý tiêu chuẩn được tuân thủ.
• Các cửa hàng công việc và dòng chảy trong sản xuất: Các sản phẩm có thể di chuyển qua quy trình theo một chuỗi các bước tuyến tính không bao giờ thay đổi (một cửa hàng dòng chảy) hoặc chúng có thể di chuyển qua các máy khác nhau theo các mô hình khác nhau tùy thuộc vào những gì đang được sản xuất (một cửa hàng việc làm). Các quy trình công nghiệp là nơi quy trình làm việc phức tạp khái niệm được sử dụng lần đầu tiên và nó vẫn là một thuật ngữ phổ biến trong sản xuất cho đến ngày nay.

Bằng cách sử dụng các hệ thống tự động hoặc các chiến lược phân tích chính thức để cải thiện quy trình làm việc trong toàn doanh nghiệp, các bên liên quan có thể thấy nhiều lợi ích, bao gồm:

• Cải thiện việc ra quyết định (trở nên dựa trên dữ liệu, hợp lý và nhất quán).
• Giảm chi phí và rủi ro.
• Các quy trình vận hành nhanh hơn và loại bỏ tắc nghẽn.
• Hiểu sâu hơn về các hoạt động và cách thu hẹp khoảng cách giữa trạng thái hiện tại và trạng thái mong muốn trong tương lai.
• Trải nghiệm khách hàng tốt hơn và nhất quán hơn.
• Loại bỏ các nhiệm vụ nhàm chán và lặp đi lặp lại khỏi các chức năng công việc, giải phóng nhân viên để tập trung vào công việc sáng tạo hơn, có giá trị cao hơn.
• Các ứng dụng tích hợp, hệ thống và công nghệ nhận thức tiên tiến.